Poste à pourvoir
Titre du Poste : Officier de Liaison
Emplacement : Kinshasa, R.D.C.
Département : Administration
Date : 10 Février 2025
| Description de la division/ Département : | Trocaire est l’Agence Catholique Irlandaise pour le développement d’Outre-mer. Il a ouvert son bureau pays à Kinshasa- RDC en mars 2008. Depuis 2014, Trócaire a résolu de concentrer graduellement toutes ses interventions en Province de l’Ituri avec un bureau à Bunia dans le but de mettre en place un Programme Intégré à travers les organisations de la société civile locale dans les domaines interrelationnels de résilience communautaire, de « women empowerment » et de réponse aux actions humanitaires. Le bureau de la RDC est dirigé par un directeur pays basé à Bunia. Une relocalisation d’une grande partie de son staff de Kinshasa a été faite ainsi qu’un recrutement de nouveaux staffs pour Bunia. Le Bureau de Trocaire en Ituri ayant pour vocation de devenir de plus en plus grand. Ceci avec pour but de permettre à Trocaire de délivrer un programme intégré à impacts visibles et palpables sur les nouvelles stratégies ambitieuses qu’il s’est assigné en province de l’Ituri. |
| Contexte du rôle : | L’officier de Liaison s’assurera que les besoins relatifs aux autorités de la République Démocratique du Congo se déroule dans le meilleur cadre possible. Il/elle sera responsable de toute une série de tâches relatives à la mise en place d’un système de gestion des voyages au niveau des demandes de la Direction Générale de Migration (DGM), gestions des contrats avec les différents fournisseurs des services et IT). Le Responsable de l’Administration et des Ressources Humain travaillera étroitement avec le Directeur Pays de Trocaire, le Directeur des Programmes, le Finance and Administration Manager, les Conseillers Techniques des Programmes, le Responsable de Finance et les Assistants Administratifs pour réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels de Trocaire en RDC. |
| Rapporte au : | Directeur Pays |
| Travaille en collaboration avec : | Chauffeur et agent d’entretien à Kinshasa |
| Supervise : | Aucun |
| Type de Contrat : | Durée déterminée – Contrat d’emploi national selon la loi congolaise. |
| Durée du Contrat : | Un an (renouvelable), période d’essai de trois mois. |
| Echelle Salariale : | Grade 4 de la grille salariale pays de Trócaire et autres avantages y afférant. |
| Lieu d’affectation : | Kinshasa, République Démocratique du Congo |
| Etendue du rôle : | Etant donné la restructuration du Bureau de Trocaire à Kinshasa et l’agrandissement du Bureau de Trocaire en Ituri, le l’Officier de Liaison jouera un rôle important assurant une bonne représentation de Trocaire auprès des autorités quand cela sera nécessaire, que cela soit les services des taxes et impôts, mais aussi des institutions gouvernementales. Il assistera le Directeur Pays de Trocaire, voire le FAM (Finance et Administration Manager) pour garder le contact avec les autorités gouvernementales et assurer le respect de la conformité des lois et procédures. Il jouera aussi un rôle moindre au niveau de la gestion du bureau et du véhicule de Kinshasa et les deux personnels sous sa responsabilité. Au fur et à mesure que les Bureaux et les Programmes de Trocaire évoluent, les paramètres de la description des tâches de l’Officier de Liaison pourraient évoluer. |
| Politique de protection des participants au programme : | Trócaire s’est engagé à protéger les participants au programme contre l’exploitation et les abus et possède des politiques spécifiques par rapport à cet engagement (y compris un code de conduite mondial) qui décrivent le comportement attendu et la responsabilité de tout le personnel, tous les consultants et autres représentants organisationnels. Tout candidat proposé à Trócaire devra signer les politiques de protection et le code de conduite mondial de Trócaire annexés à son contrat de travail et accepter de se comporter conformément aux dispositions contenues dans ces documents. |
| Obligations & Responsabilités clés : | Représentation et liaison (70%)En coordination avec le Directeur de pays, assurer la liaison avec le Gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC, le cas échéant, afin de s’assurer que Trocaire entretient de bonnes relations et une bonne réputation auprès du gouvernementMaintenir de bonnes relations avec le personnel concerné du gouvernement de la RDC, des bureaux de l’immigration et des impôts.S’assurer que tous les documents requis, par exemple les rapports annuels, les rapports d’audit, les documents de certification, les documents fiscaux et les paiements, sont soumis de manière appropriée et en temps opportun au gouvernement de la République démocratique du CongoVeiller à ce que les permis de travail, visas et permis de séjour du personnel expatrié et des visiteurs soient renouvelés de manière systématique et en temps opportunAssurer la liaison avec le bureau de l’immigration du gouvernement RDC pour obtenir des visas appropriés (c’est-à-dire des visas d’affaires) pour tous les visiteurs de TrocaireApprovisionnement (5 %):Effectuer des achats rentables au nom du bureau, si besoin est, conformément aux politiques et procédures du bureauS’assurer que toutes les marchandises et tous les biens sont entièrement inspectés à leur réception, et que la documentation appropriée est conservée.Gestion et logistique du véhicule (10%)Développer et maintenir de bonnes pratiques de gestion du véhicule Trocaire à Kinshasa en maximisant l’efficacité, la disponibilité et en assurant un entretien régulier et la sécurité des véhiculesCoordonner pour Trocaire la disponibilité, l’attribution et le mouvement du véhicule et du transportS’assurer que le personnel et/ou les visiteurs de Trocaire peuvent trouver un véhicule de remplacement et/ou un chauffeur approprié si nécessaire.Trouvez des conducteurs de secours et des véhicules supplémentaires si Trocaire en avez besoinEn collaboration avec la FAM et le Directeur Pays, assurer l’approvisionnement électrique approprié (secteur, groupe électrogène, onduleur, etc.) au bureau de Kinshasa Trocaire, avec des mécanismes de contrôle et de maintenance appropriés mis en placeS’assurer que le mobilier et l’équipement de bureau sont en bon étatOrganiser le transport du personnel et des personnes voyageant à l’intérieur et à l’extérieur de Kinshasa au nom de TrocaireSoutien administratif habituel (5 %)Livrer et/ou collecter des messages au besoin, y compris la livraison et la collecte du courrier de bureauEn collaboration avec FAM, régler les factures mensuelles de services publics, les frais de haut débit et d’Internet et d’autres factures, le cas échéantSuperviser tous les besoins d’entretien au bureau et aux maisons du personnel expatriéEffectuer d’autres tâches, et demandes au besoinGestion du personnel (10%)Suerviser 1 chauffeur et 1 personnel d’entretienCoordonner les horaires et les tâches du conducteur et du personnel d’entretienFournir un soutien et des conseils au personnel géré, y compris des réunions régulières 1-2-1 et des examens de performance semestriels et annuels, et veiller à ce que des plans individuels de développement soient créés.Autre : Effectuer d’autres tâches demandées par son superviseur immédiat ou d’autres membres de l’équipe de direction |
| Spécification de la personne – Conditions requises (R) | |
| (R) Qualification : | Licence en Administration des Affaires (Business Administration), Gestion (Management) ou équivalent |
| (R) Expérience : | – Une bonne compréhension de l’environnement et des conditions de travail légales en RDC – Une expérience dans les contacts avec les autorités gouvernementales. |
| (R) Compétences : | – Connaissance élargie dans les logiciels Word, Excel, Tableur, et Courriel. – Excellente capacité de communication – Ecrire et parler couramment le Français – Une bonne maîtrise de l’Anglais serait un atout – Une excellente facilité à mener des relations interpersonnelles, y compris le travail dans un contexte transculturel. – Flexibilité et capacité à résoudre des problèmes – Bien organisé avec un sens du détail |
| (R) Qualités : | – Capacité de travail de façon indépendante et en équipe – Capacité de travail sous pression – Niveau élevé de fiabilité, objectivité et honnêteté. |
| (R) Autre : | Bonne réputation et une conduite exemplaire ;S’assurer de bien défendre l’image de marque de Trocaire auprès des tierces personnes/organisations ;Avec une apparence propre et présentable. |
| Spécification de la personne | Conditions souhaitables (S)-Licence en Administration des Affaires (Business Administration), Gestion (Management) ou équivalent -Au moins trois ans d’expérience de travail dans l’administration ou la gestion des bureaux au sein d’une organisation privée ou sans but lucratif -Compétences en IT |
| Date: | 10/02/2025 |
| Comment postuler | Dossier de candidature :Le dossier de candidature est à adresser au Directeur Pays et le Responsable de Finance et l’Administration (FAM), et doit comprendre un CV (maximum 3 pages), une lettre de motivation (maximum 1 page), 3 références, diplômes et attestations de services rendus.L’offre est réservée aux candidats avec résidence dans la ville de Kinshasa.Les candidatures doivent parvenir à Trócaire au plus tard le 28 Février 2025 aux adresses e-mail suivantes :E-mail : [email protected] and [email protected]N.B :Les candidatures féminines sont vivement encouragées.Seuls les candidats retenus seront contactés par téléphone ou par e-mail. |
